¿Cómo elegir el mejor software para capacitación? | LMS

¿Te suenan familiares los desafíos que enfrentan las empresas hoy en día? Desde la complejidad que amenaza la eficiencia operativa hasta la descentralización que complica los procesos esenciales, el entorno empresarial puede ser todo un desafío. Es aquí donde entra en escena un poderoso aliado para tu empresa: el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS).

¿Cómo elegir el mejor software para capacitación?

Un software de gestión de aprendizaje, es un conjunto de servicios digitales integrados que organiza y respalda el aprendizaje, la educación y la formación digital y es esencial para realizar un seguimiento de la formación en la actualidad.

Para escoger tu LMS ideal para tu empresa deberás buscar ciertos requerimientos básicos para poder cubrir de manera correcta todos las áreas de tu organización y poder tener este aprendizaje continuo, el principal objetivo de un LMS. 

Estos requerimientos se podrían sintetizar a: 

• Facilidad de Uso: Interfaz intuitiva sin sacrificar funciones avanzadas.

• Accesibilidad y Flexibilidad: Disponibilidad en múltiples dispositivos y personalización según necesidades individuales y empresariales.

• Escalabilidad: Capacidad para crecer sin problemas y manejar grandes volúmenes de usuarios y datos.

• Funcionalidades Clave: Administración de cursos, evaluaciones, colaboración en línea y herramientas de gamificación para motivar el aprendizaje.

• Soporte y Servicio al Cliente: Documentación clara, soporte técnico eficiente y opciones de contacto variadas.

• Seguridad de los Datos: Medidas sólidas de seguridad como cifrado, autenticación y cumplimiento normativo.

• Análisis y Reportes: Herramientas para evaluar el progreso del aprendizaje, medir el impacto y tomar decisiones basadas en datos.

• Costo-Efectividad: Consideración del costo total, retorno de inversión y calidad del producto y servicio.

• Demostraciones y Pruebas: Evaluación directa del LMS antes de la implementación masiva, involucrando a usuarios piloto si es posible.

Pero, ¿realmente el LMS que elegiste tiene el potencial para impulsar un cambio positivo en tu empresa? ¿Está preparado para enfrentar los desafíos cambiantes del entorno empresarial actual y potenciar el desarrollo de su equipo de trabajo? ¿Cómo elegir el mejor software para capacitación? Acompáñanos en este viaje para descubrir cómo un LMS efectivo puede marcar la diferencia y llevar a tu empresa hacia el éxito.

Es común que ofrezcan funcionalidades adicionales como:

• Herramientas de evaluación y pruebas en línea.

• Herramientas de envío de tareas para gestionar la calificación y redistribución.

• Programas de recompensas basados en crédito.

• Capacidad de personalización de acuerdo a cada individuo, área, región u otras jerarquías.

• Elaboración de perfiles de los usuarios para realizar un seguimiento del progreso.

• Medición del desempeño individual de todos aquellos que utilizan el sistema.

Conversaciones de desempeño

Identifica las Necesidades de tu Empresa

Identificar las necesidades antes de adoptar un LMS es esencial para el éxito de la implementación. Comienza con un análisis detallado de las necesidades de formación de tu organización, consultando a diferentes equipos y empleados para comprender los desafíos específicos en términos de accesibilidad, flexibilidad y personalización del aprendizaje. 

Al definir objetivos claros y consulta con todas las partes interesadas relevantes para priorizar características clave del LMS que aborden estos desafíos identificados. Esto garantizará que la solución seleccionada satisfaga las necesidades de todos los involucrados y se alinean estrechamente con los objetivos de aprendizaje de la empresa

Al tomar este enfoque centrado en las necesidades, podrás optimizar la efectividad de la formación y maximizar el retorno de inversión en el LMS. Además, involucrar a las partes interesadas desde el principio fomentará la adopción y aceptación del sistema, ya que todos comprenderán cómo el LMS aborda directamente los desafíos y objetivos específicos de la organización en términos de desarrollo de habilidades y crecimiento empresarial.

¿Por qué considerar un software como el nuestro?

Nuestra plataforma de LMS ofrecen una serie de beneficios clave que pueden transformar la forma en que tu empresa aborda la capacitación y el desarrollo de sus empleados:

• Ahorro de Tiempo y Dinero: La automatización y centralización de los programas de capacitación ahorran horas de trabajo en comparación con métodos tradicionales.

• Satisfacción y Retención de Empleados: Permite crear programas sólidos y planes de carrera, mejorando la satisfacción laboral y la retención del talento.

• Medición del ROI: Facilita la medición del impacto de los programas de capacitación en el rendimiento y la productividad de los empleados.

• Aprendizaje Social y Comunicación: Fomenta la colaboración y el intercambio de ideas entre los empleados, mejorando el aprendizaje colectivo.

• Distribución Automatizada: Permite la distribución de contenidos de capacitación de manera eficiente a través de diferentes canales y dispositivos.

• Personalización de la Experiencia: Ofrece experiencias de aprendizaje personalizadas según las necesidades y preferencias individuales de los usuarios.

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Otros beneficios son una mayor retención de empleados y la capacidad de mantener la productividad durante las capacitaciones.

Además de éstas, existen virtudes que te pueden funcionar mejor a ti que a otras empresas, y que pueden hacer que se adapte mejor a tus necesidades.

Eligiendo un software para mi empresa

Una compra tan grande e importante como es un software de gestión de talento, no debe tomarse a la ligera.

La idea es poder encontrar una herramienta con la que puedas vincular de manera certera a tu organización, a tal grado que se integre como un elemento más de esta. Que tu gente entre y la reconozca como un espacio organizacional de valor.

Aunque la decisión pase por otros filtros, al final tú y tu experiencia tienen una gran influencia sobre cuál será la próxima herramienta de capacitación en tu empresa.

En el mercado de las herramientas de RRHH hay opciones que puedes alinear con tus metas, e incluso (a veces por un costo extra) pedir que se agreguen elementos a la conveniencia de lo que necesita tu gente.

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Características Clave a Considerar en un LMS

Al elegir un software de gestión del aprendizaje, es importante considerar ciertas características y funcionalidades que se adapten mejor a las necesidades de tu empresa:

Hoy en día, el 74% de las empresas en Estados Unidos utilizan LMS para mejorar la formación de sus empleados. Sin embargo, para sacarle el máximo provecho a tu LMS, es crucial considerar los siguientes aspectos:

• Accesibilidad Total: Facilitar el acceso desde cualquier dispositivo garantiza que los usuarios puedan aprender en cualquier momento y lugar, impulsando la flexibilidad y la productividad.

• Experiencia Intuitiva: Una interfaz fácil de usar y navegación intuitiva son elementos esenciales para aumentar la participación y reducir la curva de aprendizaje para los usuarios.

• Adaptabilidad sin Límites: Una plataforma escalable puede crecer junto con las necesidades de su empresa, permitiendo una expansión sin contratiempos y una gestión eficiente del aprendizaje.

• Motivación y Reconocimiento: La integración de sistemas de incentivos y reconocimiento por logros alcanzados motiva a los empleados a participar activamente en el aprendizaje y mejorar su rendimiento.

• Credenciales Oficiales: Ofrecer certificaciones reconocidas oficialmente valida el aprendizaje y aumenta la credibilidad de las habilidades adquiridas por los empleados.

• Interactividad Estimulante: Contenidos interactivos, como cuestionarios, simulaciones y actividades prácticas, fomentan la participación activa y refuerzan el aprendizaje.

• Aprendizaje a la medida: Personalizar los contenidos y rutas de aprendizaje según las necesidades individuales de cada usuario mejora la relevancia y efectividad del aprendizaje.

• Monitoreo Eficaz: Obtener informes detallados sobre el progreso y desempeño de los usuarios permite una gestión más efectiva, identificando áreas de mejora y éxito

• Fortaleza en Seguridad: Proteger la información y datos sensibles de la plataforma garantiza la confianza de los usuarios y cumple con estándares de seguridad y privacidad.

• Soporte Dinámico: Mantener el contenido actualizado y ofrecer un soporte técnico ágil y eficiente asegura una experiencia de aprendizaje sin interrupciones y con respuestas rápidas a las necesidades de los usuarios.

• Integración Sin Fronteras: La compatibilidad y sinergia con otras herramientas y sistemas de la empresa garantizan una gestión integral de la información y procesos, optimizando la experiencia educativa.

• Evaluación Constante: Realizar evaluaciones periódicas del impacto del LMS y recopilar retroalimentación continua permite ajustes y mejoras continuas, maximizando los beneficios educativos.

Al alinear estas características con los objetivos y necesidades específicas de tu empresa, podrás seleccionar el software de gestión del aprendizaje que mejor se adapte y potencie tus estrategias de capacitación y desarrollo organizacional.

¿Qué necesita resolver tu software?

En la actualidad, la capacitación se ha vuelto una prioridad estratégica para las empresas al reconocer que su mayor activo es el capital humano. Más allá de mejorar las métricas empresariales, el enfoque se centra en el crecimiento integral de cada individuo dentro de la organización. Por tanto, un Sistema de Gestión de Aprendizaje efectivo debe abordar de manera precisa los siguientes aspectos clave:

• Evaluación de habilidades y brechas: Identificar las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo es crucial en la actualidad. Un LMS efectivo facilita esta evaluación para diseñar programas de capacitación personalizados que se ajusten a las necesidades específicas del equipo.

• Planes de desarrollo personalizados: Considerar las metas individuales y objetivos de cada colaborador es fundamental. Un buen LMS permite crear planes de desarrollo personalizados que se alineen con estas metas, identificando las habilidades y competencias necesarias para alcanzarlas.

• Promoción de movilidad interna: Favorecer la movilidad interna y la rotación de roles es una estrategia eficaz para ampliar las habilidades y experiencias de los miembros del equipo. Un LMS debe apoyar este enfoque al proporcionar recursos y seguimiento para estos procesos.

• Enfoque continuo y retroalimentación constante: Las organizaciones están adoptando un enfoque más continuo para el desarrollo profesional, basado en una retroalimentación constante. Un LMS efectivo integra herramientas que permiten este seguimiento y la retroalimentación regular entre colaboradores y líderes, fomentando así un ciclo de mejora continua.

Para garantizar una adopción más fluida, es crucial que tu herramienta proporcione contenido y una experiencia adaptada al historial y función del colaborador.

Es aquí donde la inteligencia artificial (IA) podría desempeñar un papel fundamental al analizar el comportamiento de los usuarios dentro del LMS, lo que permite ofrecer recomendaciones de contenido altamente personalizadas. 

En un estudio reciente de Forbes, mencionaron que , el 68 % de las grandes empresas, el 33 % de las medianas y el 15 % de las pequeñas han incorporado recientemente al menos una tecnología de IA.

En 2024 y en adelante, la influencia de la AI en el lugar de trabajo sin duda seguirá impactando significativamente a las organizaciones, remodelando la dinámica del desarrollo de habilidades y el crecimiento profesional.

Esta tendencia de capacitación se enfoca en equipar a los colaboradores con conocimientos y habilidades relacionadas con sistemas de IA generativa. Estos sistemas tienen la capacidad de crear contenido de forma autónoma, incluyendo texto, imágenes, videos, y más, basándose en modelos de aprendizaje profundo.

En este contexto, un LMS (Sistema de Gestión de Aprendizaje) debe abordar varios desafíos cruciales para una empresa en crecimiento, donde deberas implementar:

Planes de Carrera

La función de ruta de aprendizaje es esencialmente una herramienta de automatización que te permite planificar y estructurar actividades de capacitación agrupando cursos para que un alumno pueda dominar un tema o programa en particular.

Cuando el colaborador debe completar un número específico de cursos disponibles, le da más control sobre su aprendizaje y funciona mejor cuando existe una posibilidad de subir de puesto.

Herramientas de evaluación

Se deben integrar una amplia gama de herramientas de evaluación, como motores de examen, simulaciones o escenarios de ramificación y permitir que los capacitadores brinden comentarios inmediatos.

Alertas y notificaciones automáticas

Al enviar alertas automáticas a los alumnos sobre los plazos de capacitación o notificar a los capacitadores sobre las tasas de finalización de un usuario, se pueden proporcionar comentarios a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Diseño responsivo

Un software responsivo es una parte importante de cualquier programa de aprendizaje exitoso, ya que permite diseñar y entregar contenido al que se puede acceder en computadoras portátiles, dispositivos móviles o tabletas.

Para los colaboradores, esto significa una experiencia de aprendizaje fluida y flexible.

Materiales de aprendizaje centralizados

Además del e-learning, debe ser capaz de albergar videos, presentaciones, PDFs, textos y otros materiales de aprendizaje en una ubicación centralizada y fácil de usar.

Infografía

Tener un espacio para diferentes tipos de materiales de capacitación también da paso al aprendizaje combinado, que es una herramienta útil para los profesionales de RRHH.

Opciones de hosting para máxima seguridad

Deben haber protocolos de seguridad de datos establecidos para garantizar que la información confidencial de la empresa esté segura.

Una plataforma segura puede brindar la tranquilidad para capacitar y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de filtraciones de datos.

Informes y análisis flexibles

Para medir adecuadamente la efectividad de tu estrategia, tu plataforma debe tener informes y análisis flexibles que se alineen con los objetivos de capacitación.

Las representaciones visuales de los datos y los informes personalizables ayudan a crear mejores programas y buscar los puntos débiles específicos para resolver.

Listo para la fuerza de trabajo remota o móvil

Debe ser remoto o móvil para garantizar que los alumnos tengan acceso a los materiales en todo momento y que las empresas tengan la capacidad de capacitar a su talento, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.Esto garantiza que las industrias de alto impacto no sacrifiquen la capacitación, incluso bajo presión.

Integraciones

Tener un software que se integra a la perfección con otros sistemas, como el software de gestión de nómina o de desempeño, permite a los profesionales de RRHH complementar la información del colaborador con datos importantes sobre la navegación dentro del curso.

Esencialmente, el objetivo es tener una solución poderosa para administrar, entregar y rastrear tu capacitación, pero sobre todo, que se adapte a tus procesos y necesidades organizacionales.

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¿Cómo potenciar tu estrategia con el software?

Un sistema de gestión del aprendizaje puede ayudarte a implementar su estrategia de diferentes maneras enfocadas en las necesidades más apremiantes de tu gente.

Un software especializado permite crear nuevos cursos y modernizar los actuales según sea necesario para satisfacer las necesidades cambiantes de tus colaboradores. Para ayudar a implementar tu estrategia deberás considerar estas características:

• Crear evaluaciones que se centren en la información más importante dentro de los cursos y brindar los comentarios que necesitan para progresar y tener éxito.

• Deberás poder identificar:

  • Los cursos a los que asisten. Un software puede informar sobre tus cursos más concurridos, y puede usar esta información para identificar las estructuras del curso y los estilos de presentación que resuenan con los alumnos.

  • Los cursos de los que aprenden más. El objetivo del aprendizaje es crear cursos que ayuden a generar conocimiento, por lo que es esencial que puedas realizar un seguimiento del rendimiento en cada uno de ellos.

• Evalúa los conjuntos de habilidades de tu equipo. Debes evaluar las habilidades del equipo para determinar qué estrategia satisface sus necesidades y encaja con su talento.

• Gamifica la experiencia del sistema de gestión de aprendizaje. La gamificación es una excelente manera de motivar a los empleados para que adquieran más habilidades. Conecta todos los cursos y módulos de capacitación en línea a través de una estructura gamificada y un sistema de recompensas basado en créditos.

• Crea un sistema de aprendizaje multiplataforma. La creación de una plataforma digital que admita múltiples navegadores y dispositivos te ayudará a brindar una capacitación en línea que satisfaga las necesidades de diferentes miembros del equipo. Mézclalo con mentoría y cursos presenciales para mayor efectividad.

• Genera informes. Estos permiten saber en qué objetivos se destacan sus miembros y cuáles tienen dificultades. Puedes realizar un seguimiento del progreso individual de cada parte del curso y ver cómo les está yendo a todos los inscritos en un objetivo o sección en particular.

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¿Con qué módulos debería contar?

Si bien los más comunes responden a la capacitación, el desempeño y las evaluaciones, desde nuestra experiencia, te queremos recomendar los espacios con los que podrías obtener mejores resultados:

El módulo estrella: Aprendizaje

Aquí podrás subir todos los cursos y contenidos que necesites para tu estrategia de desarrollo.

Desde uno solo con su respectiva descripción, portada y sección de comentarios, hasta paquetes completos que pueden servir para ir dando forma a los planes de carrera.

Que nadie pierda detalle: Comunicación

Para vincular el proceso de aprendizaje, deberás buscar que estén habilitados diferentes espacios para los comentarios del usuario y la retroalimentación de los encargados de la capacitación.

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Debe existir un espacio para administrar encuestas, que podrán servirte más tarde para calificar tu estrategia, la experiencia del empleado, e incluso el clima laboral de la empresa.

¿Cómo y a dónde vamos?: Desarrollo Organizacional

Se debe llevar un control de cómo se desempeña la fuerza de trabajo de acuerdo a ciertos parámetros que determinan la “calidad del trabajo” o las competencias con las que cuenta la gente.

En este apartado de la plataforma se deberá medir el desempeño a través de diferentes encuestas y procesos de evaluación personal, de gerentes y otros colaboradores, para posteriormente generar el valor del potencial.

Esta información te servirá para generar un Plan de Desarrollo Individual (PDI), o simplemente para compartirla por medio de diferentes esquemas, donde el que más destaca es 9 Box.

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Un espacio propio: Personalización

Los usuarios deben sentirse como en casa, o como en sus otras redes. Debe de haber un espacio para incluir datos específicos como el nombre, puesto, edad, intereses, e incluso algún apodo. La fotografía o avatar es importante para que hagan suyo su perfil.

Del lado del administrador, tiene que haber una manera de segmentar los contenidos y publicaciones de acuerdo a parámetros geográficos, jerárquicos o de área.

Motiva la participación: Incentivos

Ya sea una freidora de aire o una semana de vacaciones, tu plataforma deberá permitirte otorgar créditos a cambio de cursos completados y otros esfuerzos, para cambiarlos por productos que motiven una participación mucho más activa dentro del programa de desarrollo de talento.

Estas son sugerencias de los módulos que podrían funcionar en tu estrategia. La idea es que modifiques estos espacios de acuerdo a lo que se acople a tu organización.

Recomendamos que siempre seas enfático en la búsqueda de un software que se adapte a ti, tus colaboradores, tu presupuesto y tus objetivos, en vez de contratar una herramienta a la que te vas a tener que adaptar e integrar procesos que al final van a terminar costando más.

Si estás considerando seriamente convertir tu estrategia de Desarrollo, ¡es hora de que tomes el aprendizaje de tus colaboradores en tus manos!

Para identificar el LMS perfecto para tu empresa, sigue estos pasos simples con la ayuda de Forward:

Paso 1: Evaluación de Necesidades

• Realiza un análisis interno con stakeholders clave para identificar necesidades específicas de capacitación y desarrollo.

• Utiliza encuestas y feedback de empleados para comprender sus experiencias y necesidades de aprendizaje.

• Define cómo el LMS puede alinearse con los objetivos de negocio de la organización.

Paso 2: Definición de Requisitos Técnicos y Funcionales

• Identifica funcionalidades esenciales como personalización, accesibilidad y herramientas de evaluación.

• Determina la integración necesaria con otros sistemas (HRIS, CRM) y establece requisitos de seguridad y cumplimiento.

Paso 3: Investigación de Mercado

• Crea una lista de proveedores que cumplan con los requisitos identificados.

• Compara funciones mediante hojas de evaluación y revisa opiniones en línea para evaluar la satisfacción de clientes actuales.

Paso 4: Evaluación y Selección:

• Solicita demostraciones y pruebas gratuitas para evaluar la usabilidad y efectividad del LMS.

• Asegúrate de que el proveedor ofrezca un soporte técnico adecuado y analiza el costo-beneficio de la solución.

Paso 5: Implementación y Adopción

• Desarrolla un plan detallado de implementación con hitos, responsabilidades y plazos.

• Organiza sesiones de formación para administradores y usuarios finales y mantén comunicación continua para recoger feedback.

Paso 6: Evaluación Continua

• Utiliza herramientas de análisis del LMS para monitorear la participación y el progreso.

• Realiza evaluaciones periódicas para ajustar y mejorar continuamente la funcionalidad y eficacia del LMS.

• Siguiendo estos pasos, estarás en camino de seleccionar e implementar el LMS más adecuado para las necesidades y objetivos de aprendizaje de tu empresa, asegurando una adopción efectiva y resultados positivos a largo plazo.

Al seguir estos pasos, podrás asegurarte de que el LMS que selecciones se alinea con las necesidades y objetivos de tu empresa, maximizando así el retorno de la inversión en capacitación y desarrollo. Recuerda que la elección de un LMS es solo el comienzo; su éxito depende de una implementación cuidadosa, una adopción entusiasta y una evaluación continua.

No puedes dejar pasar este e-book si estás considerando implementar un excelente LMS en tu empresa. ¡No esperes más para abrazar el cambio y formar parte de esta evolución empresarial!

Un buen software de gestión de la formación puede significar una revolución en tus procesos internos y tus resultados. Conoce cuáles son sus características y cómo escoger la plataforma que te acompañará en tus diferentes programas.

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