LMS | ¿Cómo elegir el mejor software para capacitación?
Actualizado: 15 ago 2022
Un software de gestión de aprendizaje, es un conjunto de servicios digitales integrados que organiza y respalda el aprendizaje, la educación y la formación digital y es esencial para realizar un seguimiento de la formación en la actualidad.
Puedes asignar, entregar, rastrear e informar el progreso del ejercicio en curso, y también es más fácil para los empleados. Con solo iniciar sesión pueden ver lo que está pasando.
Es común que ofrezcan funcionalidades adicionales como:
Herramientas de envío de tareas para gestionar la calificación y redistribución.
Capacidad de personalización de acuerdo a cada individuo, área, región u otras jerarquías.
Elaboración de perfiles de los usuarios para realizar un seguimiento del progreso.
Medición del desempeño individual de todos aquellos que utilizan el sistema.
¿Por qué considerar un software de este tipo?
Las plataformas de aprendizaje son una poderosa herramienta que con una buena implementación pueden generar grandes resultados en formación y crecimiento organizacional. Conoce cuáles son los beneficios principales:
Ahorro de tiempo y dinero
El uso de plataformas de aprendizaje para crear, administrar y llevar a cabo programas de capacitación ahorra horas de tiempo en comparación con los métodos tradicionales.
Mejor satisfacción y retención de los empleados
Un software de gestión del talento puede ayudarte a crear programas más sólidos y planes de carrera que todos puedan usar para mejorar sus habilidades y avanzar en sus carreras.
Se muestra el ROI en los programas de capacitación
Puedes medir las tasas de finalización del curso, y vincularlas a los cambios de rendimiento, o evidenciar el tiempo de finalización, las tasas de satisfacción y los comentarios.
Fomenta el aprendizaje social y la comunicación
El flujo de ideas es mucho más rápido en una plataforma en línea de lo que sería si solo estuvieran en reuniones físicas.
Una distribución casi automática
Puedes distribuir paquetes de capacitación con horas de contenido simplemente cargando y segmentando a los usuarios dentro de la plataforma, e invitándolos por medio de un correo, redes sociales, mensaje de texto o incluso dentro de la misma plataforma.
Otros beneficios son una mayor retención de empleados y la capacidad de mantener la productividad durante las capacitaciones.
Además de éstas, existen virtudes que te pueden funcionar mejor a ti que a otras empresas, y que pueden hacer que se adapte mejor a tus necesidades.
Eligiendo un software para mi empresa
Una compra tan grande e importante como es un software de gestión de talento, no debe tomarse a la ligera.
La idea es poder encontrar una herramienta con la que puedas vincular de manera certera a tu organización, a tal grado que se integre como un elemento más de esta. Que tu gente entre y la reconozca como un espacio organizacional de valor.
Aunque la decisión pase por otros filtros, al final tú y tu experiencia tienen una gran influencia sobre cuál será la próxima herramienta de capacitación en tu empresa.
En el mercado de las herramientas de RRHH hay opciones que puedes alinear con tus metas, e incluso (a veces por un costo extra) pedir que se agreguen elementos a la conveniencia de lo que necesita tu gente.
¿Qué necesita resolver tu software?
Las características y las funcionalidades genéricas no son de mucha ayuda porque la mayoría de los productos actuales son útiles y hacen las mismas cosas.
Habrá que ir por otro lado y preguntarnos cuáles son estos softwares de gestión que hacen un gran trabajo al resolver las funciones más complicadas y desordenadas o los puntos débiles del proceso de capacitación.
Para hacer eso, las empresas deben dejar de ver la tecnología de recursos humanos como algo que solo sirve al departamento, para verla como un sistema que satisfaga las necesidades de todos los empleados.
Experiencia de usuario personalizada
Para fomentar una adopción más cómoda, tu herramienta debe proporcionar contenido y una experiencia basada en el historial del colaborador, así como en su función.
Si tu plataforma está más personalizada para las preferencias de aprendizaje y la función laboral de un usuario, se involucrarán más en el proceso.
Planes de Carrera
La función de ruta de aprendizaje es esencialmente una herramienta de automatización que te permite planificar y estructurar actividades de capacitación agrupando cursos para que un alumno pueda dominar un tema o programa en particular.
Cuando el colaborador debe completar un número específico de cursos disponibles, le da más control sobre su aprendizaje y funciona mejor cuando existe una posibilidad de subir de puesto.
Herramientas de evaluación
Se deben integrar una amplia gama de herramientas de evaluación, como motores de examen, simulaciones o escenarios de ramificación y permitir que los capacitadores brinden comentarios inmediatos.
Alertas y notificaciones automáticas
Al enviar alertas automáticas a los alumnos sobre los plazos de capacitación o notificar a los capacitadores sobre las tasas de finalización de un usuario, se pueden proporcionar comentarios a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Diseño responsivo
Un software responsivo es una parte importante de cualquier programa de aprendizaje exitoso, ya que permite diseñar y entregar contenido al que se puede acceder en computadoras portátiles, dispositivos móviles o tabletas.
Para los colaboradores, esto significa una experiencia de aprendizaje fluida y flexible.
Materiales de aprendizaje centralizados
Además del e-learning, debe ser capaz de albergar videos, presentaciones, PDFs, textos y otros materiales de aprendizaje en una ubicación centralizada y fácil de usar.
Tener un espacio para diferentes tipos de materiales de capacitación también da paso al aprendizaje combinado, que es una herramienta útil para los profesionales de RRHH.
Opciones de hosting para máxima seguridad
Deben haber protocolos de seguridad de datos establecidos para garantizar que la información confidencial de la empresa esté segura.
Una plataforma segura puede brindar la tranquilidad para capacitar y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de filtraciones de datos.
Informes y análisis flexibles
Para medir adecuadamente la efectividad de tu estrategia, tu plataforma debe tener informes y análisis flexibles que se alineen con los objetivos de capacitación.
Las representaciones visuales de los datos y los informes personalizables ayudan a crear mejores programas y buscar los puntos débiles específicos para resolver.
Listo para la fuerza de trabajo remota o móvil
Debe ser remoto o móvil para garantizar que los alumnos tengan acceso a los materiales en todo momento y que las empresas tengan la capacidad de capacitar a su talento, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.Esto garantiza que las industrias de alto impacto no sacrifiquen la capacitación, incluso bajo presión.
Integraciones
Tener un software que se integra a la perfección con otros sistemas, como el software de gestión de nómina o de desempeño, permite a los profesionales de RRHH complementar la información del colaborador con datos importantes sobre la navegación dentro del curso.
Esencialmente, el objetivo es tener una solución poderosa para administrar, entregar y rastrear tu capacitación, pero sobre todo, que se adapte a tus procesos y necesidades organizacionales.
¿Cómo potenciar tu estrategia con el software?
Un sistema de gestión del aprendizaje puede ayudarte a implementar su estrategia de diferentes maneras enfocadas en las necesidades más apremiantes de tu gente.
Un software especializado permite crear nuevos cursos y modernizar los actuales según sea necesario para satisfacer las necesidades cambiantes de tus colaboradores. Para ayudar a implementar tu estrategia deberás considerar estas características:
Crear evaluaciones que se centren en la información más importante dentro de los cursos y brindar los comentarios que necesitan para progresar y tener éxito.
Deberás poder identificar:
Los cursos a los que asisten. Un software puede informar sobre tus cursos más concurridos, y puede usar esta información para identificar las estructuras del curso y los estilos de presentación que resuenan con los alumnos.
Los cursos de los que aprenden más. El objetivo del aprendizaje es crear cursos que ayuden a generar conocimiento, por lo que es esencial que puedas realizar un seguimiento del rendimiento en cada uno de ellos.
Evalúa los conjuntos de habilidades de tu equipo. Debes evaluar las habilidades del equipo para determinar qué estrategia satisface sus necesidades y encaja con su talento.
Gamifica la experiencia del sistema de gestión de aprendizaje. La gamificación es una excelente manera de motivar a los empleados para que adquieran más habilidades. Conecta todos los cursos y módulos de capacitación en línea a través de una estructura gamificada y un sistema de recompensas basado en créditos.
Crea un sistema de aprendizaje multiplataforma. La creación de una plataforma digital que admita múltiples navegadores y dispositivos te ayudará a brindar una capacitación en línea que satisfaga las necesidades de diferentes miembros del equipo. Mézclalo con mentoría y cursos presenciales para mayor efectividad.
Genera informes. Estos permiten saber en qué objetivos se destacan sus miembros y cuáles tienen dificultades. Puedes realizar un seguimiento del progreso individual de cada parte del curso y ver cómo les está yendo a todos los inscritos en un objetivo o sección en particular.
¿Con qué módulos debería contar?
Si bien los más comunes responden a la capacitación, el desempeño y las evaluaciones, desde nuestra experiencia, te queremos recomendar los espacios con los que podrías obtener mejores resultados:
El módulo estrella: Aprendizaje
Aquí podrás subir todos los cursos y contenidos que necesites para tu estrategia de desarrollo.
Desde uno solo con su respectiva descripción, portada y sección de comentarios, hasta paquetes completos que pueden servir para ir dando forma a los planes de carrera.
Que nadie pierda detalle: Comunicación
Para vincular el proceso de aprendizaje, deberás buscar que estén habilitados diferentes espacios para los comentarios del usuario y la retroalimentación de los encargados de la capacitación.
Debe existir un espacio para administrar encuestas, que podrán servirte más tarde para calificar tu estrategia, la experiencia del empleado, e incluso el clima laboral de la empresa.
¿Cómo y adónde vamos?: Desarrollo Organizacional
Se debe llevar un control de cómo se desempeña la fuerza de trabajo de acuerdo a ciertos parámetros que determinan la “calidad del trabajo” o las competencias con las que cuenta la gente.
En este apartado de la plataforma se deberá medir el desempeño a través de diferentes encuestas y procesos de evaluación personal, de gerentes y otros colaboradores, para posteriormente generar el valor del potencial.
Esta información te servirá para generar un Plan de Desarrollo Individual (PDI), o simplemente para compartirla por medio de diferentes esquemas, donde el que más destaca es 9 Box.
Un espacio propio: Personalización
Los usuarios deben sentirse como en casa, o como en sus otras redes. Debe de haber un espacio para incluir datos específicos como el nombre, puesto, edad, intereses, e incluso algún apodo. La fotografía o avatar es importante para que hagan suyo su perfil.
Del lado del administrador, tiene que haber una manera de segmentar los contenidos y publicaciones de acuerdo a parámetros geográficos, jerárquicos o de área.
Motiva la participación: Incentivos
Ya sea una freidora de aire o una semana de vacaciones, tu plataforma deberá permitirte otorgar créditos a cambio de cursos completados y otros esfuerzos, para cambiarlos por productos que motiven una participación mucho más activa dentro del programa de desarrollo de talento.
Estas son sugerencias de los módulos que podrían funcionar en tu estrategia. La idea es que modifiques estos espacios de acuerdo a lo que se acople a tu organización.
Recomendamos que siempre seas enfático en la búsqueda de un software que se adapte a ti, tus colaboradores, tu presupuesto y tus objetivos, en vez de contratar una herramienta a la que te vas a tener que adaptar e integrar procesos que al final van a terminar costando más.
Si estás considerando seriamente convertir tu estrategia de Desarrollo Organizacional al entorno digital, no te puedes perder este ebook.
Un buen software de gestión de la formación puede significar una revolución en tus procesos internos y tus resultados. Conoce cuáles son sus características y cómo escoger la plataforma que te acompañará en tus diferentes programas.