¿Cómo empezar a implementar un programa 5S en tu organización?

Espacios de trabajo optimizados


El rendimiento, el comportamiento, el bienestar y el alcance de objetivos comunes y personales, está intrínsecamente ligado a las condiciones de un entorno físico adecuado para propiciar la eficacia y productividad, mientras consigues un buen ambiente/cima laboral.


  • Activos tangibles: lugar de trabajo, material, espacios comunes y ubicación geográfica.

  • Activos intangibles: cultura, valores, engagement, razón de ser y experiencia del cliente.


Como parte de la constante actualización de las estrategias comerciales, muchas empresas buscan una agilización de los procesos cognitivos, intelectuales y emocionales de su gente, pero pasan por alto que para crear una “cultura de la eficiencia” los espacios de trabajo tienen que encontrarse en armonía.


¿A qué tipo de organización ayuda?


Esta metodología alcanzó una alza y baja importante entre las organizaciones a principios de los 2000, y en los años recientes se ha visto de nuevo como una opción viable en la búsqueda de oficinas limpias, seguras, ordenadas, productivas, disciplinadas y analíticas.


Debido a que no requiere un análisis técnico que consuma recursos económicos o de personal, puede implementarse en cualquier tipo de empresas, desde fábricas, oficinas, PYMEs y multinacionales, y dentro de los diferentes sectores público y privado.


La simplicidad, practicidad y naturaleza visual convierten este esquema en una ayuda primordial para operadores, directores y clientes por igual; convirtiendo el 5S en una de las herramientas más aplicadas en las organizaciones, junto con la metodología Kaizen.


6 signos de que necesitas la metodología 5S


A pesar de que 5S es una gran herramienta para implementar un sistema de gestión innovador basándose en los principios Lean, hay momentos en los que se vuelve una herramienta esencial y pertinente a desarrollar. Considera usar 5S si en tu empresa se presentan alguna de estas situaciones:


  1. Exceso de desperdicio dentro de la oficina. Este punto se refiere a la generación desmedida de materiales inútiles, basura, elementos que no ocupan el lugar debido, etc. Se puede dar por una saturación de materiales innecesarios, una pobre administración de los desechos, poco conocimiento de las necesidades del espacio de trabajo y carencia de una cultura del orden.

  2. Mala administración del espacio. Cuando el espacio que ocupa la oficina está saturado, desaprovechado, desacomodado o sucio. Generalmente ocurre cuando se desconocen los alcances de un lugar de trabajo optimizado para las labores, y se deja de lado la gestión del espacio de trabajo de manera personalizada y a la vez ordenada.

  3. Mala distribución de los objetos. Es clara esta problemática cuando el personal tiene que recorrer grandes distancias para obtener su herramienta de trabajo, u ocupan mucho tiempo en la búsqueda de las mismas. Un acomodo poco estratégico que pasa por alto los lugares de trabajo es la causa común de esta problemática.

  4. Peligro para la seguridad debido a mala organización. Cuando los objetos se encuentran en lugares donde no deberían de estar, cuando hay obstrucciones, cuando hay líquidos o elementos peligrosos en el piso, o cuando hay maquinaria ejecutada sin los estándares necesarios, el personal corre el riesgo de lesionarse o lastimar a otros. Esto ocurre cuando no hay una capacitación/cultura que incluya los elementos necesarios de seguridad.

  5. Desconocimiento del flujo de objetos. El personal desconoce a dónde pertenecen los materiales, las cantidades necesarias, cómo acomodarlos, su pertinencia y cómo mejorar el acomodo. No explicar y describir qué es lo que compone la oficina en conjunto con la razón de ser de cada objeto, causa este tipo de confusiones que generan una desequilibrio entre los colaboradores y su espacio.

  6. No existe un control del orden en la oficina. No hay lineamientos claros que expliquen la distribución de las cosas, ni las reglas para mantener un equilibrio de limpieza e higiene. Si la Alta Dirección no está involucrada en estos procesos de armonía empresarial es muy poco probable que exista una gestión con lineamientos claros o una cultura del orden y respeto por los objetos en la oficina.


Estos 6 puntos son muy evidentes, ya que por lo regular generan una sensación de incomodidad y frustración para toda la planta de trabajo.



De no ser así, por medio de observación del desempeño, agilidad y carencias dentro del espacio de trabajo, podrás dilucidar este tipo de problemáticas.


Prácticas exitosas


Te compartimos los elementos que deberás desarrollar de acuerdo a cada una de las partes del 5S para tener una ejecución exitosa.

  • Documentar las mejoras en las primeras 3 eses. Medir, auditar y actuar una y otra vez.

  • Etiquete todas las ubicaciones de almacenamiento, herramientas y equipos.

  • Mantén un área con etiquetas por un período de tiempo para ver si los objetos son necesarios o pensar en tirarlos, descartarlos, cambiar su ubicación, o dejarlos en el mismo lugar.

  • Involucrar managers. Algunos gerentes o directores deben participar para que los operadores vean que la empresa está realmente comprometida.

  • Evitar contratiempos mediante la integración del mantenimiento diario y verificar el nivel del mismo.

  • Dividir el lugar de trabajo en “áreas de limpieza” y luego asignar personas a cargo de esas áreas específicas.

  • Identificar las ubicaciones, todos los artículos y su cantidad necesaria.

  • Segmentar esfuerzos, asignar tiempos y desarrollar un programa para la implementación.

  • Diferenciar las estrategias de 5S (ya sea para seguridad, limpieza, desarrollo, optimización o crecimiento).

  • Encontrar la mejor manera para capacitar a tus empleados y generar una cultura que se fundamente en las 5S.



15 preguntas clave para el proceso de implementación 5S


No olvides hacerte estas preguntas durante la implementación 5S para evaluar tus resultados y seguir mejorando.


Seiri

¿Es necesario este elemento?

¿Necesita esta cantidad?

¿Debe ubicarse aquí?


Seiton

¿Cuáles son los lugares más apropiados para todos los objetos?

¿Existen los apoyos visuales necesarios para que se pueda identificar el orden de las cosas?

¿La cantidad y acomodo corresponden al nivel de uso?


Seiso

¿Qué se va a limpiar?

Métodos de limpieza: ¿Qué, dónde, quién, cuándo y cómo se limpiará?

¿Cuál será el orden las herramientas de limpieza? Lugares donde sean fáciles de encontrar, usar y devolver.


Seiketso

¿Quiénes serán los responsables de mantener las condiciones necesarias para los primeros 3S?

¿Por qué acumulamos artículos innecesarios?

¿Por qué las herramientas y los artículos no se devuelven al lugar correcto?

¿Por qué los pisos se ensucian una y otra vez?


Shitsuke

¿Cuál es la mejor manera de formar un equipo para la implementación?

¿Cuáles son los recursos que necesita la implementación?

¿Cómo estimular la creatividad de todos los trabajadores, escuchar sus ideas y asignar recursos para desarrollar esas ideas?


Recuerda que implementar un programa de 5S te ayudará a sentar las bases para una organización más ordenada, sistematizada, productiva, segura, con mejores estándares de calidad, menores pérdidas y mayor responsabilidad.





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