Onboarding 2.0: Un impacto desde la era digital

Actualizado: hace 3 días

En los últimos años, la importancia de “la experiencia” en el proceso de onboarding de los empleados se ha vuelto el rector de las decisiones de muchas organizaciones. Esto los ha llevado a adaptarse a marchas forzadas, en ocasiones descuidando la eficacia de estos procesos.

Solo el 12% de los empleados dice que su organización hace un gran trabajo de onboarding Gallup

Hoy las empresas entienden la importancia del inicio del “Journey” de un empleado para adoptar las prácticas y cultura de la organización, al igual que su implicación en los niveles de engagement y permanencia de un colaborador.


Es por ello que hemos decidido crear este contenido, para apoyarte a ti y a tu equipo a evaluar y tomar decisiones de acuerdo al modelo de inducción que más te convenga.


La necesidad de la integración tecnológica


En la actualidad existe un gran interés de las empresas por desarrollar e incorporar softwares para mejorar el onboarding, poder analizar los datos y así verificar de manera más certera los resultados y beneficios del programa.


Las herramientas actuales cuando están bien orientadas, son usadas para automatizar y agilizar partes de la estrategia de onboarding, aunque es importante tomar en cuenta que no se vuelva el elemento central de ésta.

Engagement: Mayor tasa de retención Ramp Up: Mayor rapidez para que el nuevo empleado llegue a la tasa de productividad esperada Repetición: Reduce el costo de contratación Inversión: ROI de cada nueva contratación mejorado Seguridad: Reducción de incidencias en los procesos Alineación: Definición de metas y objetivos  Inmersión: Conocimiento y manejo de los productos, servicios, soluciones, etc.

Las organizaciones con un proceso de onboarding estándar experimentan un 54% más de productividad de nuevos empleados, junto con un incremento del 50% de retención de nuevos empleados. HR Technologist

El onboarding no solo trata de acompañar y poner al tanto a la nueva contratación, sino también es una gran oportunidad de alinear de manera estratégica y sostenible al trabajador con la empresa, para que ambos puedan crecer juntos.



Un Onboarding Digital S.M.A.R.T.


Un onboarding inteligente es aquel que hace uso de datos, personaliza las estrategias, ahorra tiempo, dinero y esfuerzos, vela por los intereses del trabajador y por consecuencia por los de la empresa, planea los esfuerzos con vistas al futuro y no se olvida nunca de la parte humana.


Las principales prácticas de un Onboarding Digital S.M.A.R.T. son:


Suma al nuevo talento. Entre el periodo en que el nuevo talento recibe la oferta y en el que entra a trabajar, se pueden presentar diferentes ofertas que podrían arrebatarte tu nueva contratación.

Promueve el uso de una intranet donde se encuentre con mentores o nuevos compañeros, pueda ver videos de bienvenida de parte de diferentes líderes, e incluso pueda leer descripciones de puestos similares al suyo


Minimiza el papeleo. Una de las peores cosas para involucrar a los nuevos empleados cuando llegan a trabajar el primer día es darles formularios grandes que deben completar y firmar.

Crear una inducción libre de papeleo es la característica más útil del módulo de onboarding en un 72%. HR Technologist

Se pueden enviar en línea rápidamente para que los aspirantes puedan completarlos en casa, mucho antes de poner un pie en su nuevo trabajo.


Aterriza estrategias personalizadas Por medio de pruebas, análisis de datos e incluso inteligencia artificial, conoce los intereses de tu gente y adapta el onboarding al talento.


Ya sea en cuestión de experiencias, apoyo y resolución de dudas y segmentación.


Refuerza el Employeer Branding. Durante este proceso, el objetivo del área de RRHH no debería ser solo capacitarlos, sino también de enamorar y causar una impresión motivadora e inolvidable en el nuevo talento.

El 75% de los solicitantes de empleo consideran el Employer Branding antes de solicitar un trabajo. Business 2 Community

Los valores, la misión, la visión, la razón de ser, la historia y los objetivos deberán hacer sentido con su papel dentro de la organización.


Transforma tu Employee Experience. Las herramientas te ayudarán a trackear, medir y analizar los datos y resultados a través de los patrones y los resultados que surgen de los datos de incorporación.


Tomando en cuenta el uso, patrones de conexión, tiempo de enlace y resultados, haz un seguimiento para mejorar el proceso, e incluso optar por la intervención humana en algunos casos.


El software debe reducir las horas del trabajo en el seguimiento de las tareas pendientes y permite que el departamento de recursos humanos se centre en la parte estratégica de la incorporación.

El 38% de las empresas están pensando en tener un RH digital, pero solo el 9% de ellas creen que están completamente listas para ello. HR Technologist

Herramientas para el onboarding


Existen diferentes herramientas y esfuerzos específicos que cumplen con funciones básicas en el proceso de onboarding, mientras potencian el alcance de los objetivos de esta estrategia.


Entre los principales encontramos:


Aplicaciones móviles. De manera sencilla, los colaboradores acceden a toda la información necesaria para empezar con el pie derecho. Comunicación, cursos, retroalimentación y la cultura de la empresa al alcance de su mano.


Contenido de onboarding. Por medio de contenido dinámico, personalizado y pertinente, haz del onboarding para tu gente algo inolvidable.


LMS. En muchos casos lo ideal para esta tarea es un sistema de gestión de aprendizaje (LMS),que hace de los diferentes procesos eficientes y alcanzables.


Comunicados, calendarios y checklists. Mantente comunicado con tu nuevo talento por medio de herramientas de comunicación que te permitan pasar mensajes, horarios de las diferentes actividades (con sus respectivos recordatorios y asesorías), y una lista donde pueden ir tachando las actividades que ya realizaron.


Realidad virtual. Es una herramienta en la cual los nuevos trabajadores podrán tener un mayor acercamiento a sus próximas labores con la ayuda de diferentes simulaciones inmersivas que los prepara para el desempeño de tareas especializadas.


Cada una de las herramientas comprende una serie de esfuerzos para brindarles algo nuevo y diferente a las nuevas generaciones. Recuerda mezclar las diferentes propuestas y revisar los avances que te brinde la herramienta de tu elección.


¿Cómo lograr el equilibrio perfecto?


Como bien mencionamos arriba, tener un onboarding inteligente no se refiere únicamente a la inducción de herramientas tecnológicas, sino que tiene que haber un equilibrio entre lo que hagas de manera digital y lo que conlleva un acercamiento más humano.


No tiene que ser necesariamente una proporción 50 y 50, revisa las múltiples combinaciones y escoge el que más se adapte a las características de tu organización.

70-30 (presencial-digital) PROS Otorga una experiencia más personalizada Mayor espacio para dudas e inquietudes Acercamiento más ágil del nuevo talento con sus colaboradores Puestos con un grado de especialización técnica significativo CONTRAS Es más costoso en materiales y personas Necesitas más horas dedicadas y más manos Empieza hasta que el nuevo talento esté en la organización Nuestra recomendación: 1-10 nuevos empleados por cada proceso de inducción

50-50 (presencial-digital) Existe una equilibrio entre los pros y contras de los otros modelos(presencial y digital) Nuestra recomendación: 10-30 nuevos empleados por cada proceso de inducción

30-70 (presencial-digital) Pros Claro ROI por ahorro en materiales y tiempo logístico Facilidad para obtener datos y análisis de resultados Ideal para empresas con una alta concentración de millennials o centennials El onboarding puede empezar días antes de que los aplicantes se integren  Contras Menor agilidad en la resolución de dudas o comentarios Inversión inicial mayor para habilitación de herramientas y contenido La rápida integración con otros colaboradores a través de dinámicas  Nuestra recomendación: +30 nuevos empleados por cada proceso de inducción

Después de conocer las características de los diferentes estilos de onboarding, realiza una retroalimentación de todo aquello que pasa en tu lugar de trabajo. Pregúntate cómo se está haciendo el onboarding, qué se puede hacer digital y qué se puede quedar de manera presencial.


Análisis del proceso actual y del ideal


  • ¿Qué están haciendo que es automatizable o repetible? Revisa si tus procesos de onboarding hacen uso de plataformas, contenidos o herramientas digitales y cuáles han sido los resultados.

  • Toma en cuenta otros procesos de la empresa donde las actividades incluyen herramientas digitales. ¿Estas funcionan de la manera correcta? ¿Todos pueden acceder y usarlas de manera óptima? ¿Se han agilizado y automatizado las actividades de manera correcta?

  • ¿Qué deberían empezar a hacer que se pueda automatizar o repetir? Con base en las respuestas de la pregunta anterior establece aquellos procesos donde el apoyo presencial no sea completamente necesario pero que tampoco afecte la experiencia.

  • Asegúrate de dividir tu proceso en etapas con objetivos y temporalidades claras, para después pasar al análisis comparativo con lo que puede ser repetible y automatizable, y lo que debería permanecer presencial.


¿Qué se puede hacer digital? Introducciones a la organización: Cultura Valores Misión Historia Normas y obligaciones Certificaciones Beneficios Productos Servicios Procesos

¿Qué se puede hacer presencial? Introducción al equipo Conocimiento de las instalaciones Definición de su puesto y metas u objetivos Encuestas de retroalimentación Pruebas psicométricas Dinámicas de integración Talleres Entrenamientos prácticos

¿Qué se puede equilibrar? Capacitaciones Desarrollo de habilidades Planes de carrera Employeer Branding Comunicación Recepción y revisión de datos personales

Sea cual sea el formato que has elegido para tu estrategia de onboarding, es fundamental que analices los resultados y hagas mejoras en tus plataformas y en tu gente. Siempre has cambios positivos a tu proceso de inducción pensando en lo que tu gente podría necesitar.

El 69% de los empleados con una experiencia de onboarding convincente desean permanecer en sus organizaciones durante los próximos tres años. SHRM

El onboarding es una de las estrategias más importantes para tu organización y ya que descubriste cuál es la mejor manera de reinventarlo, comienza a introducir a el talento que podría cambiar su presente y futuro.


Usa métricas como el tiempo en que el nuevo talento comience a generar valor, si los aplicantes suelen recomendar tu empresa, qué tan complacidos están los gerentes con el onboarding, el engagement y por supuesto, el cumplimiento de tus y sus objetivos.


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