Misael Flores
1 de mar de 20233 min.
Actualizado: mar 20
Detección de Necesidades de Capacitación
Los programas de capacitación y desarrollo de talento dentro de las empresas poco a poco se convierten en un elemento esencial que toda organización del futuro deberá tener.
Muchas empresas delegan programas de capacitación poco eficientes, entrenando a la gente incorrecta o escogiendo un mal momento para hacerlo, ocasionando una pérdida de tiempo, energía y dinero para toda la operación.
En la última década los gastos en capacitación se han convertido en un “must have” dentro de las empresas, y por ello se crearon los Diagnósticos de Necesidades de Capacitación (DNC).
Este es un proceso para localizar diferentes áreas de oportunidad en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para llevar a la fuerza de trabajo a la cumbre del desempeño de sus funciones.
Estas preguntas deberán fungir como la guía de tus diferentes procesos de capacitación.
Otro punto importante a tomar en cuenta es que estos diagnósticos se pueden realizar a múltiples escalas:
Trabajador. Entrenamiento del personal.
Puesto. Capacitaciones para desarrollar labores específicas.
Área. Lo que los diferentes equipos de la empresa necesitan.
Organización. Cómo llegar a los objetivos de la empresa o mejorarla.
Las necesidades de capacitación podrían surgir de diferentes situaciones dentro de la empresa, entre las que se encuentran:
Falta de desarrollo de habilidades. Dentro de la organización no se dan los elementos óptimos para que los colaboradores crezcan sus habilidades, ya sea que no existe el interés por parte de ambas partes (empresa/trabajador), tiempo, herramientas, capital humano o una buena orientación.
Brechas de habilidades. La discrepancia entre las habilidades suaves y duras con las que cuenta un trabajador y aquellas que el puesto necesita.
Cambios culturales. Cuando los cimientos de la empresa, políticas o instructivos reciben modificaciones.
Baja productividad. El desempeño de los colaboradores se ve afectado por una capacitación poco efectiva.
Incremento en la baja o alta de personal. Existe un flujo importante de rotación dentro de la empresa.
Además de proporcionar información esencial para planear, elaborar y aplicar con éxito los programas de capacitación, existen otras numerosas virtudes que otorga éste:
Detección de necesidades de capacitación o desarrollo que requiere la organización de los más particulares (personales, trabajador o puesto) a los generales (área, organización, industria o mercado).
Delimitar un panorama general de las necesidades de desarrollo a cubrir en el corto, mediano y largo plazo.
Obtención de un banco de información con los recursos con que cuenta la organización, un inventario sobre los conocimientos, habilidades, aptitudes y actitudes con los que se cuenta y quienes las tienen, qué puestos y responsabilidades cubren.
Permite a la organización canalizar los recursos necesarios a las áreas, puestos y herramientas necesarias para un mejor desarrollo del personal.
Obtener un mayor Retorno de la Inversión (ROI) para basar tus capacitaciones en los resultados más medibles y reales que busca tu organización.
Ya que conoces por qué es tan pertinente realizar un Diagnóstico de Necesidades de Capacitación en tu organización, ahora te compartimos una breve guía de cómo deberías proceder en su desarrollo.
Existen tres escalas esenciales del proceso en los cuáles deberás plantear preguntas clave para obtener mayor claridad y definir hacia dónde vas.
1. Las necesidades de tu negocio
Conocer la historia de la empresa, junto con sus elementos culturales (misión, visión, razón de ser, valores, prácticas diarias, etc.).
Conocer la historia de la capacitación dentro de la organización.
¿Por qué la organización necesita un DNC?
¿Quién necesita ser entrenado?
Revisar descripciones de trabajo y organigramas.
¿El enfoque está en una necesidad departamental o de toda la organización?
2. Análisis de las labores y la brecha de habilidades
¿Quién hace esta tarea?
¿Cómo debe hacerse esta tarea correctamente?
¿Qué habilidades y capacidades se necesitan para hacer el trabajo?
¿Qué habilidades tienen aquellos que desarrollan estas tareas?
¿Cómo lograr que todos en la empresa tengan las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo?
¿Existen estándares y métricas de la industria para evaluar los resultados exitosos de la tarea?
3. Viabilidad de diferentes tipos de capacitación
Descubre qué capacitaciones puedes usar para cada necesidad en esta etapa.
¿Qué recursos hay disponibles para la capacitación?
¿Qué herramientas, tecnologías o recursos se utilizan para realizarlo?
¿Qué compañías externas proporcionan los materiales de capacitación que se necesitan?
¿Qué necesidad se estará cubriendo?
¿La capacitación digital a distancia es una opción?
Antes de aventurarte en la creación de programas de capacitación, procura que otros gerentes o directivos te den retroalimentación basándose en los datos obtenidos, y así puedas enriquecer tu diagnóstico.
Basándote en este análisis, realiza planes de capacitación específicos de acuerdo a cada categoría que analizaste en tu DNC.